CONDITIONS GENERALES

ADVOPOLIS

1. EN GENERAL

Nos avocats travaillent ensemble sous la dénomination ADVOPOLIS.  Ceci comprend un groupement d’avocats qui sont tous affiliés au Barreau de la Province d’Anvers sous leur titre professionnel. Ils offrent leurs services sous ces conditions générales communes, qui font partie d’une relation contractuelle entre le client et son avocat. Des dérogations doivent être établies séparément et par écrit - si nécessaire.   

2. LES PRESTATIONS

Le client peut faire appel à un avocat pour les services suivants :

Avis juridique, assistance et représentation tant des litiges extracontractuels que des procédures judiciaires, négociations, médiation et assistance en matière de conflits concernant les matières traitées par ADVOPOLIS.

3. CONVENTION

Le client et l’avocat spécifient la nature et l’étendue des services ou des missions confiées à l’avocat, le cas échéant dans une convention séparée. Cette dernière convention stipule quel avocat au sein du cabinet est responsable envers le client pour traiter son dossier.

4. REPARTITION INTERNE

L’avocat responsable peut, au sein du cabinet, en vue d’exécuter sa mission, faire appel ou se faire substituer par un des autres parties faisant partie d’ADVOPOLIS, sans approbation préalable du client. Toutefois, il essaiera de tenir compte au maximum des souhaits du client ainsi que des matières préférentielles des autres avocats.

5. APPEL A DES TIERS

L’avocat responsable peut déterminer librement, sans accord préalable du client, pour l’exécution de sa mission, de faire appel à d’autres avocats ne faisant pas partie du cabinet, à des huissiers de justice ou traducteurs. D’autres tiers, tels que notaires, experts et experts-comptables ne peuvent pas intervenir sans l’accord préalable du client. Dans tous ces cas, le client est censé avoir contracté directement avec les tiers et se charge de rémunérer leur intervention et de rembourser son avocat si jamais ce dernier aurait fait l’avance des frais.

6. DEVOIR D’INFORMATION

Les avocats informent leur client méticuleusement de l’exécution de la mission et du progrès de l’évolution du dossier. L’avocat donne accès au client à la plus importante correspondance et/ou aux pièces de procédure. Le client s’engage, pendant toute la durée de la mission, tant à sa propre initiative qu’à la demande de l’avocat, à transmettre l’information et donner les documents nécessaires et utiles. Le client se porte garant de l’exactitude, de l’intégralité et de la fiabilité de cette information et de son contenu. Le client est obligé d’informer l’avocat de tous les détails de son identité ou des données de son entreprise et des bénéficiaires éventuels - et ceci par écrit. Le client s’engage à porter à la connaissance de l’avocat toutes notifications, significations, communications, actes de procédure (non limitatif) qui pourraient concerner un délai, une preuve, une prescription procédurale, le cas échéant la modification d’adresses ou de contacts.

7. COMMUNICATION

Le client recevra les communications lui adressées par l’avocat à l’adresse indiquée par lui-même, soit par e-mail soit à son adresse postale. Le client transmettra toujours spontanément les modifications de ses adresses à l’avocat et en porte la seule responsabilité. Les avocats ne sont pas responsables des embarras ou dommages suite à la non-réception ou à la non-utilisation de communications électroniques. Les communications et la relation entre avocat et client ont un caractère confidentiel. Le client s’engage à conserver cet aspect de confidentialité et s’abstiendra de communiquer tout ce qui est confidentiel à des tiers.

8. SECRET PROFESSIONNEL ET DONNEES PERSONNELLES

Les avocats et leurs employés sont tenus par le secret professionnel, de sorte que l’information confiée par le client à son avocat est confidentielle et ne sera pas rendue publique, sauf en cas de nécessité absolue pour la défense de ses intérêts ou en cas d’imposition par les autorités compétentes. En ce qui concerne les données personnelles confiées par le client à l’avocat, une réglementation spécifique est d’application (RGPD).

9. COMPTE-TIERS

L’avocat reçoit les montants destinés à son client ou à des tiers sur un compte-tiers séparé, et s’en acquitte avec le client. Il avertit le client de la réception des montants et l’informe de la destination de ceux-ci. L’avocat est en droit de retenir sur ces montants destinés au client, des acomptes ou des états de frais et d’honoraires restant dus et en informe le client. Ce droit de l’avocat ne constitue aucune infraction au droit du client de contester cette façon d’agir. Les montants dont on ne peut pas directement donner la destination, sont placés par l’avocat, le cas échéant, sur un compte séparé.

10. RESPONSABILITE PROFESSIONNELLE ET ASSURANCE

L’avocat s’engage à faire tout son possible afin d’obtenir le résultat souhaité par le client, mais ne peut pas en garantir le résultat. Il s’agit d’une obligation de moyens. En cas de défaillance fautive ou de fautes professionnelles, le client peut s’adresser à son avocat sans que ce dernier puisse être tenu responsable du choix des tiers auxquels il a fait appel, ni des fautes ou négligences commises par ces derniers, même pas si ces tiers auraient été payés par lui. Les avocats sont assurés pour leur responsabilité pour la limite spécifiée dans leur police. L’attestation de la compagnie d’assurances peut être obtenue sur simple requête. Chaque appel à cette assurance devra nécessairement être activée dans l’année de la prise de connaissance des faits sur lesquels l’action repose ou après que le client aurait dû en avoir pris connaissance. Si une couverture spéciale ou plus haute est souhaitable pour le traitement du dossier moyennant le paiement d’une prime supplémentaire, l’avocat en informe le client. Si le client ne souhaite pas d’assurance supplémentaire, il accepte que l’indemnisation du dommage soit limitée aux montants spécifiés dans la police initiale. Il est loisible au client, s’il l’estime nécessaire, de prendre une assurance supplémentaire à sa propre initiative.

11. TERMINAISON DE LA CONVENTION

Il est loisible au client de mettre fin à la mission de l’avocat ou de l’interrompre par notification écrite. Dans ce cas, l’avocat transmet au client un décompte final jusqu’à la finalisation de la mission. L’avocat ne peut pas exiger d’indemnisation pour la terminaison de sa mission, sauf en cas de rupture prématurée de la convention d’abonnement. A ce moment-là, l’avocat transmet au client ou à son successeur désigné les pièces du dossier. L’avocat est libre en tout temps de terminer la relation avec le client à condition de l’en avertir par écrit.

12. INDEMNISATION DE L’AVOCAT - EN GENERAL

Les avocats demandent des honoraires comprenant, d’une part, la compensation pour les services rendus par eux-mêmes, d’autre part, l’indemnisation des frais généraux et des dépens spécifiques. Le cabinet d’avocats fait usage de sept manières de calculer les honoraires, notamment (1) une indemnisation forfaitaire pour prestations par heure, à majorer des frais et des dépens; (2) une indemnisation forfaitaire pour prestations par heure, frais inclus; (3) une indemnisation pour les prestations suivant la valeur du litige, c’est-à-dire un pourcentage sur la valeur de l’affaire déterminable en argent; (4) une indemnisation pour les prestations selon la valeur de l’affaire avec comme minimum une indemnité forfaitaire calculée sur un tarif horaire; (5) un montant fixe forfaitaire convenu; (6) un abonnement; (7) un « succes fee », c’est-à-dire une augmentation procentuelle ou globale du tarif horaire ou du tarif de pourcentage à convenir en cas de résultat favorable de l’affaire. L’indemnisation de l’avocat sera calculée dans ses décomptes et factures. Sauf accord écrit et divergent, l’application du tarif horaire pour l’indemnisation des prestations, majoré des frais d’administration (formule 1), sera d’application. Tous les honoraires pour prestations et les frais généraux seront augmentés de la TVA due.

13. INDEMNISATION DES PRESTATIONS OU HONORAIRES A UN TARIF HORAIRE

L’avocat tient une comptabilité précise des heures prestées et de la nature des prestations par dossier, en notant ces prestations sur des timesheets ou des relevés. Ces relevés ont force probante et le client est lié par ceux-ci. Seront portées en compte toutes les heures prestées par l’avocat dans un dossier ou une affaire spécifique. Sur base de ces relevés, l’avocat transmet ses honoraires à son client. Sauf accord contraire, les honoraires seront calculés sur base des heures prouvées par le timesheet (frais généraux dont frais administratifs et débours spécifiques non compris) à un tarif de € 200 par heure. Pour des déplacements et des temps d’attente, les honoraire s’élèvent à € 75 par heure. Ces forfaits par heure peuvent être actualisés annuellement par les avocats. Des décomptes sur base du tarif horaire peuvent être convenus en plus à cause des possibilités financières du client, de l’urgence ou l’enjeu du litige, à cause du degré de difficulté, sur base d’un résultat favorable ainsi que de la grande expérience de l’avocat traitant l’affaire. Aussi sa connaissance particulière ou sa spécialisation en la matière peut mener à une augmentation du tarif horaire qui, toutefois, sera fixée par écrit par les parties. Tous les montants du tarif horaire sont augmentés de 21 % de TVA.

14. REMUNERATION DES PRESTATIONS PAR POURCENTAGE SUR LA VALEUR DU LITIGE

Pour toutes les affaires, le client et l’avocat peuvent préférer de fixer les honoraires sur base d’un pourcentage de la valeur du litige ou du dossier. Cette valeur équivaut au montant total brut de la somme principale, à majorer de toute demande. Tant l’action principale, l’action reconventionnelle, l’intervention volontaire dans le dossier entre en ligne de compte. La valeur du dossier est déterminée cumulativement sur les demandes suivantes. Les honoraires sont fixées par instance et par tranche de la valeur de l’affaire suivant l’échelle de base ci-dessous :

• Valeur de 0 à 10.000 euro: honoraires 15 %
• Valeur de 10.000 à 100.000 euro : honoraires 10 %
• Valeur de 100.000 à 500.000 euro : honoraires 8 %
• Valeur de 500.000 à 1 million d’euro : honoraires 6 %
• Valeur plus d’1 million d’euro : honoraires 4 %.

Si un résultat complètement favorable est déjà obtenu après sommation ou négociation sommaire préalable à une procédure judiciaire, le tarif de base est réduit à 50 %. Si l’avocat a traité le dossier tant en première instance qu’en degré d’appel, les honoraires pour l’appel seront augmentés de 50 % vis-à-vis de l’échelle de base. En cas de terminaison du mandat pendant la procédure, les honoraires seront fixés sur base des prestations déjà fournies. Toute modification souhaitée par les parties à ce principe devra faire l’objet préalable d’une convention écrite.

15. FRAIS GENERAUX ET DEBOURS ET DEPENSES SPECIFIQUES

En plus et séparément de la rémunération des prestations et des honoraires, le client est tenu de régler les frais généraux et les dépenses de l’avocat et de son cabinet, faits pour son compte :

1. frais d’administration en général : ceci comprend les dépenses fixes sans relation spécifique avec un dossier déterminé, mais nécessaires pour la gestion générale du cabinet ADVOPOLIS, l’exercice de la profession et de l’administration tels les locaux professionnels, frais liés à l’immeuble, les connections IT, les services nécessaires, le chauffage, les frais du personnel, les assurances, les ordinateurs et la documentation, les congrès et séminaires ainsi que les journées d’étude, cotisations professionnelles, frais de comptabilité, frais de représentation et assurance de la responsabilité professionnelle, ainsi que les frais d’éducation professionnelle, tout ceci non limitatif ;
2. frais variables d’administration : ce sont les frais administratifs et de secrétariat, ayant trait à un dossier individuel ou une affaire spécifique, tels que téléphone, poste, imprimerie, fardes et papier à lettres, photocopies et courriels;
3. dépenses particulières, dont les frais judiciaires : ce sont les débours qui peuvent être individualisés pour gérer un dossier, tels que les frais de justice au sens pur, entre autres : droits de greffe, frais d’huissier de justice, déplacements à € 1 par kilomètre, frais de traduction, consultations de banque de données et frais de bibliothèque, frais pour les expéditions et mises au rôle, droits d’enregistrement, frais d’expertise et honoraires de tiers.

Les frais généraux et les frais variables d’administration sont portés en compte forfaitairement par dossier, ceci en plus de la rémunération pour les prestations et/ou honoraires. Par unité de dossier, on comprend toutes prestations par un avocat, son secrétariat ou collaborateur, qui sont notées soit par écrit, soit par voie électronique dans un dossier spécifique. Le nombre d’unités de dossiers est établi en comptant le nombre de pages enregistrées aussi bien pour des lettres, conclusions, notes, virements, textes dans le sens large du mot ,et ceci forfaitairement à € 12 par unité de dossier, hors TVA. Les frais spécifiques et les frais judiciaires seront spécifiés séparément dans les décomptes envoyés au client, détaillés et justifiés tant pour le montant que pour la cause. Les dépens spécifiques aux tiers et les frais judiciaires seront portés en compte au client au prix coûtant.

16. INDEMNITES ET FRAIS

L’avocat justifie et facture tous frais et honoraires sur base d’un décompte général. La TVA est portée en compte séparément au tarif légal de 21 %. Lors de la gestion ou éventuellement avant le début du dossier ou périodiquement, l’avocat peut demander des provisions ou porter en compte de décomptes partiels. Toutes les provisions et les factures sont payables dans les 15 jours après la date de facturation, sauf convention contraire. Des réclamations ayant trait à ces factures doivent nécessairement se faire dans le même délai de 15 jours et sont uniquement valables et recevables par voie recommandée. En cas de non-paiement à la date d’échéance, après sommation de payer, et faute de protêt justifié, un intérêt égal à l’intérêt légal prend cours d’office et sans autre mise en demeure depuis la sommation sur le montant, les provisions et le solde dû. En cas de recouvrement judiciaire, le client est redevable d’une indemnité de 10 % sur les montants restant dus. Toutes les provisions et factures sont payables à Anvers et relèvent de la compétence des tribunaux d’Anvers, à l’exclusion de tous les autres. L’avocat est en droit de retenir sur les avoirs qu’il a récupérés pour compte du client toutes les provisions et honoraires ainsi que les frais, à condition d’en aviser le client. En cas de non-paiement, l’avocat peut surseoir à ses prestations, à condition d’en aviser le client. Les honoraires et frais des tiers, tels que huissiers de justice, experts judiciaires, notaires, sont normalement facturés par ces tiers directement au client et ceci avec obligation de payer dans le même délai de 15 jours.

17. ASSURANCE ASSISTANCE JUDICIAIRE

Le client est tenu, quand il confie une mission à son avocat, le cas échéant, de vérifier ensemble avec l’avocat s’il pourra faire appel à une assurance d’assistance judiciaire. Il devra préalablement et en temps utile faire une déclaration de sinistre ou dossier. Si, pour son dossier, le client peut faire appel à une assurance d’assistance judiciaire, cela n’empêche pas l’’avocat de facturer au client les honoraires et frais, et le client pourra en principe faire connaître ses demandes à l’assureur, sauf en cas d’arrangement différent avec l’avocat. Le client reste en tous cas tenu pour la totalité des honoraires et des frais, aussi pour ces parties qui ne seraient éventuellement pas prises en charge ou couvertes par l’assureur judiciaire.

18. ASSISTANCE JUDICIAIRE EN DEUXIEME DEGRE

Si le client estime avoir droit à ce service, après en avoir été avisé par son avocat, il prendra lui-même les démarches qui s’imposent. Toutefois, ADVOPOLIS ne travaille pas sous ce système ni sous le soi-disant système ProDeo.

19. MEDIATION / CONCILIATION / REGLEMENT A L’AMIABLE

Les avocats informent le client sur les possibilités de médiation / conciliation et sur la possibilité de trouver une solution amiable aux litiges. Si un règlement à l’amiable s’avère possible, l’avocat en informera, le cas échéant, le client et essaiera de mener à bonne fin une telle possibilité.

20. INDEMNITE DE PROCEDURE

Mener une procédure judiciaire peut entraîner, pour la partie n’ayant pas obtenu gain de cause, une condamnation au paiement d’indemnités de procédure. Les indemnités de procédure font partie des frais judiciaires et sont basés sur des tarifs légaux. A la demande du client, l’avocat fera tenir la grille actuelle des indemnités de procédure. L’indemnité de procédure récupérée par l’avocat pour compte du client peut être imputé sur les montants dus par le client au cabinet.

21. BLANCHIMENT

Les avocats sont tenus, sur base de la Directive européenne anti-blanchiment et la législation belge, d’examiner la situation de leur client, d’être vigilants et de rapporter des transactions ou des soupçons de blanchiment ou financement de terrorisme. Les avocats sont tenus de garder certaines données et doivent, à la première demande, collaborer à cet effet. La législation anti-blanchiment oblige l’avocat, dans certains cas, de rapporter au bâtonnier du Barreau de la Province d’Anvers. Ce dernier fera tenir ses données à la Cellule d’informations financières, si l’obligation légale existe. Il est défendu à l’avocat et son bâtonnier d’informer le client s’ils ont transmis des informations et si telle enquête est en cours. Les frais additionnels et les honoraires pour l’avocat suite à l’observation de ces obligations légales peuvent être portés en compte au client.

22. ARCHIVES

Après terminaison du dossier, l’avocat garde et met le dossier dans ses archives pour une période de cinq ans. A la fin de la mission, à la demande demande du client, les documents originaux lui seront renvoyés, avec obligation pour le client de les archiver lui-même ou de les conserver. A la fin de cette période d’archive, les dossiers ainsi gardés peuvent être détruits sans autre avertissement ou responsabilité.

23. DROITS D’ENREGISTREMENT ET DROIT DE GREFFE

Le client devra tenir compte du fait qu’une condamnation au paiement d’une somme par une décision judiciaire peut mener au paiement de droits d’enregistrement et de greffe. Normalement, ces droits seront réclamés à l’issue de l’affaire par le fisc à la partie condamnée. L’avocat n’en est pas responsable et ces droit ne peuvent, en aucune manière, être imputés sur son état de frais et d’honoraires.

24. PLAINTES ET INFORMATION

En cas de plaintes concernant les services et leur rémunération, le client peut toujours s’adresser à l’avocat d’ADVOPOLIS à son adresse professionnelle qu’il trouvera sur le papier à lettres. En cas de plaintes sur la violation des règles professionnelles, il est loisible au client de s’adresser au bâtonnier compétent du Barreau de la Province d’Anvers - Bolivarplaats 20/15 à 2000 Anvers. Des disputes concernant des honoraires peuvent aussi être résolues à l’amiable par la simple demande au bâtonnier susmentionné d’obtenir une taxation. Un tel avis de taxation ne lie pas les parties, et peut aussi être demandé par le tribunal en cas de litige judiciaire sur les honoraires.

25. REGLEMENTS

L’avocat est soumis aux règlements de l’Ordre des Barreaux Flamands et ceux du Barreau de la Province d’Anvers. Les règles professionnelles des membres d’ADVOPOLIS et les règles de conduite applicables peuvent être consultées sur les sites internet suivants : www.balieantwerpen.be et www.advocaat.be. Il est aussi possible d’en obtenir le texte.

26. DROIT APPLICABLE ET CONTESTATIONS

Le droit belge est toujours d’application sur la relation entre le client et son avocat. Le texte néerlandophone de ces conditions a toujours préséance sur toute autre contestation. Si le client et son avocat ne peuvent pas régler leur conflit à l’amiable, ils demanderont avant toute procédure (sauf en cas de factures impayées pour honoraires et frais) de faire fixer l’affaire pour un arrangement à l’amiable devant les instances compétentes du Barreau de la Province d’Anvers. En cas d’assignation devant le tribunal, les tribunaux d’Anvers sont compétents. L’avocat peut toutefois préférer de porter l’affaire devant le juge du domicile du client plutôt que devant celui de son siège social.